Tous les logiciels comptables offerts sur le marché dans le secteur du voyage sont censés fournir de nombreux rapports de gestion qui permettent aux gestionnaires et autres personnels décisionnaires de prendre des décisions avisées.  Ces rapports peuvent vous informer sur la rentabilité de votre entreprise, sur d’éventuels problèmes de « cash flow », d’erreur de facturation, de transactions incorrectement comptabilisées.  Mais pour ce faire, il est nécessaire de bien identifier quel rapport utiliser pour obtenir l’information requise et quoi analyser dans les différents rapports.

La section Rapports du logiciel PC Voyages vous permet d’obtenir une foule d’informations pour votre prise de décisions.  Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des rapports pertinents à consulter.  La fréquence de l’analyse de ces rapports peut s’effectuer de façon hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, dépendamment des types de rapports.

Voici une liste des principaux rapports de gestion à analyser avec les raisons pour lesquelles il est important de le faire.

Opérations comptables.

L’Analyse des comptes : il est utile de regarder l’analyse des comptes mensuellement, généralement quand la période du mois est fermée, afin de détecter des erreurs d’imputations de certaines dépenses dans les grands livres.  L’analyse permet également de voir des écritures qui pourraient être inhabituelles.

La balance de vérification : comme son nom l’indique, elle permet de faire une vérification des soldes à la fin d’un mois.  Elle va être utilisée afin d’identifier des soldes inhabituels.  Elle permet également de s’assurer que le grand livre des comptes clients, des fournisseurs voyages, des fournisseurs administratifs, des taxes comptabilisées non payées balancent avec leurs listes respectives dont on va parler un peu plus loin.

Les conciliations bancaires :  le rapprochement bancaire doit se faire rapidement à la fin de chaque mois.  Il peut même se faire quotidiennement ou hebdomadairement.  Il permet de détecter des transactions inhabituelles au compte bancaire ou de détecter des erreurs à la banque (dépôts manquants, chèque compensé à un montant plus élevé, chèque NSF d’un client, etc.)

États financiers : On retrouve dans ce menu, le bilan et l’état des résultats.  Ces états sont les mêmes chiffres qu’on retrouve dans la balance de vérification mais présenté dans deux rapports.  L’états des résultats va vous permettre d’obtenir des informations sur la rentabilité de votre entreprise, ainsi qu’un suivi des dépenses.  Le bilan lui, permet de voir la situation financière de l’entreprise, est-ce que des problèmes de liquidités sont à prévoir?  Le fonds de roulement est-il adéquat pour le renouvellement du permis à l’OPC?

Fidéicommis : ce rapport doit être examiné de pair avec la conciliation bancaire du compte en fiducie.  Les deux rapports doivent être demandés à la même date.  Le montant figurant au solde de fermeture de la conciliation bancaire doit être supérieur au total du rapport du fidéicommis.  On devra porter une attention particulière concernant les dates de départ dans ce rapport.  Si la date du départ est antérieure à la date du rapport, il ne devrait pas y avoir un montant apparaissant dans le rapport car les prestations touristiques doivent être généralement payées avant le départ du client.  Il faut alors investiguer afin d’identifier le problème dans le dossier.

Liste des comptes clients : en générant cette liste ‘’Reportés inclus’’, cette dernière vous fournit les soldes des clients dont les départs ont eu lieu ou sont à venir.  Dans certain cas, cette liste peut faire plusieurs pages.  Le total de cette liste doit correspondre au montant du grand livre 15210 à la balance de vérification   Cependant, lorsque vous décocher reportés inclus, la liste devrait être plutôt courte car il s’agit des soldes des clients dont le départ à eu lieu.  Les soldes en positifs doivent être investiguer, doit-on annuler une facture? A-t-on omis d’inscrire le paiement par carte de crédit fournisseur au dossier? etc.  Les soldes en négatifs peuvent indiquer des certificats cadeaux encaissés ou des remboursements à émettre.

Comptes recevables

La section des comptes recevables vous permet de regarder la rentabilité de votre entreprise.

L’analyse comparative : ce rapport vous permet de faire une comparaison entre des dates concernant les ventes.  Vous pouvez faire des comparaisons rapides entre les ventes des agents de l’exercice précédent avec l’exercice courant, d’un fournisseur, d’un produit, etc.  Vous pourrez y obtenir des réponses à vos interrogations concernant la diminution ou l’augmentation de vos ventes.

L’analyse des ventes : cette analyse peut être effectuée de façon quotidienne ou hebdomadaire afin de détecter des erreurs dans la facturation.  En demandant cette analyse par agent de façon détaillé, vous pouvez valider les taux de commissions rapidement et détecter des erreurs des agents.

Comptes payables

Commissions à payer aux agents : ce rapport vous permet de faire un suivi rapide des commissions que vous pouvez payer à vos agents.  On recommande de demander ce rapport par date de départ et de ne pas cocher les cases ‘’Soldes à recevoir des clients’’; ‘’Soldes à recevoir des fournisseurs’’.  De cette façon vous vous assurez de ne pas payer des commissions que vous n’auriez pas reçues de vos fournisseurs voyages, on veut s’assurer une bonne gestion des liquidités.  Je vous recommande cependant de comparer le même rapport mais en cochant les deux cases mentionnées ci-dessus.  En comparant les dossiers qui se retrouvent sur un rapport mais pas sur l’autre vous pourrez investiguer s’il est raisonnable que le dossier ne soit pas sorti dans le premier rapport.

Comptes fournisseurs administratifs :  le total de cette liste doit être égal au montant qui se retrouve dans la balance de vérification dans le grand livre 20210 (mêmes dates).  Si les deux montants sont différents, il faut investiguer l’écart.  La liste va également vous permettre de vous assurez que vous avez payé vos fournisseurs dans les délais prévus ou vous rappeler de comptabiliser vos chèques dans le système si vous les avez émis manuellement.

Comptes fournisseurs voyages : tout comme la liste des comptes clients, ce rapport peut être généré ‘’Reportés inclus’’ ou ‘’sans les reportés inclus’’.  En ne demandant pas les reportés, la liste va vous présenter généralement des montants en négatifs, il s’agit de montant à recevoir des fournisseurs voyages.  Pour des départs récents, il peut être normal de constater dans soldes en négatif.  Mais pour des départs qui sont plus vieux, il faut investiguer pourquoi le fournisseur voyages n’a potentiellement pas encore payé la commission.  Il peut également s’agir d’une erreur lors de la préparation de la facture.  Si dans cette liste vous remarquez des montants en positif, il faut investiguer davantage car vous aurez généralement payé le fournisseur avant le départ et donc le montant ne devrait plus apparaitre dans cette liste.  Le total de la liste des fournisseurs voyages reportés inclus doit balancer avec le grand livre 25110 à la balance de vérification.

Facturation

Historique de dossier : il y a de nombreux agents qui ont presque peur de ce rapport ou qui le trouve parfois difficile à comprendre.  À moins qu’il y ait plusieurs transactions dans un historique de dossier, il permet de comprendre facilement et d’apprendre rapidement ce qui s’est passé dans un dossier.  Qu’est-ce qui a été facturé au client, le coût chez le fournisseur, le montant de TPS/TVQ sur la commission, comment et quand le client à payer, comment et quand le fournisseur a été payé, combien fait-on de profit dans le dossier, combien de commissions est versé à l’agent, a-t-on reçu le remboursement du fournisseurs voyages?  En prenant l’habitude de regarder l’historique du dossier, dès qu’il est facturé, il permet de s’assurer que l’information qui se retrouvera dans la comptabilité sera adéquate.  La facturation est le point de départ de 95 % de la comptabilité dans le logiciel PC Voyages.  Il est donc important de prendre le temps de bien former son personnel à la lecture d’un historique de dossier.

Liste des paiements finaux : il s’agit d’une liste importante à produire hebdomadairement pour aider vos agents à faire un suivi dans leur dossier.  Elle permet de s’assurer que les clients acquitteront leurs soldes à temps et, s’il y a lieu, d’annuler le dossier pour minimiser les pertes pour un client qui aurait changé d’idée ou dont une situation se serait produite depuis sa réservation. Vous pouvez prendre l’habitude de sortir la liste le lundi matin pour les paiements finaux dus jusqu’au lundi suivant.

Consulter en temps utiles les rapports de gestion pertinents vous permettra de prendre des décisions éclairées pour le futur de votre entreprise, en sachant toujours si vous êtes sur le chemin de la rentabilité et en connaissant votre situation financière.  Ces rapports vous permettront également de vous assurer que votre comptabilité est exempte d’erreurs significatives pour prendre les bonnes décisions ultérieurement.

Bonne gestion saine et efficace et prospérité dans le développement de votre agence de voyage !