Logiciel de gestion pour agences de voyages – 6 conseils pour bien réussir son implantation

L’implantation d’un bon logiciel de gestion au sein d’une agence de voyages représente un véritable défi ! Que vous soyez une agence de voyages qui effectue aujourd’hui la majorité de ses opérations manuellement et donc sans logiciel ou que vous soyez une agence ayant l’habitude de déjà utiliser un logiciel comptable, certes devenu obsolète, vous devrez quoi qu’il en soit faire face à de multiples enjeux.

Chez PC Voyages, nous avons équipé des centaines d’agences de voyages avec un logiciel de gestion et notre expérience du terrain nous permet de partager avec vous quelques conseils qui vous permettront d’éviter l’échec lors de l’implantation

1- Bien choisir son système

Cela peut paraître évident mais il est essentiel de bien analyser vos besoins actuels, de définir les axes d’amélioration à apporter (ex : éviter la double saisie de données, éviter les erreurs comptables, améliorer la qualité du suivi de vos commissions etc.) que vous souhaiteriez mettre en place et de vous assurer que le système que vous avez retenu vous permettra de répondre à l’ensemble de vos exigences.

Recommandation : bâtissez-vous une grille de sélection dans laquelle vous listerez l’ensemble de vos prérequis et qui vous permettra d’attribuer une note sur chaque critère pertinent à chacun des fournisseurs de logiciel que vous évaluerez. Le total des points attribués vous permettra d’identifier le meilleur fournisseur tout en respectant une méthode uniforme d’évaluation.

2- Nommer un ‘’leader’’ responsable de l’implantation

Cette phase peut paraître anodine mais elle est tellement importante au moment de l’acquisition du logiciel ! Vous êtes le propriétaire de l’agence et vous ne disposez pas du temps nécessaire pour bien suivre ce projet…assurez-vous de nommer à l’interne une personne qui aura en charge la mise en place avec succès du nouveau système. Cette personne aura pour mission de bien comprendre tous vos enjeux opérationnels, de s’assurer que le personnel à l’interne est correctement formé à l’utilisation du système, de servir de coordonnateur auprès du fournisseur de logiciel et de tout faire pour que l’implantation se déroule sans soucis majeurs.

Recommandation : assurez-vous que la personne que vous nommez fasse partie de celles qui sont plutôt habiles avec la technologie et qu’elle soit particulièrement motivée par le défi. En clair, que la réussite de ce projet d’implantation lui tienne à cœur !

3- Anticiper la période de transition et expliquer à vos équipes internes les intérêts du projet

Chaque individu réagit différemment au sein d’une équipe mais parfois, certaines personnes sont particulièrement réticentes au changement, par peur de l’échec, par crainte d’avoir à apprendre une nouvelle façon de travailler, par manque de flexibilité ou d’ouverture d’esprit etc. Bref, il y a fort à parier qu’au sein de vos équipes, une voire plusieurs personnes ne voient pas vraiment d’un bon œil votre envie de remplacer le logiciel de gestion en place qui leur paraissait très bien et avec lequel elles avaient l’habitude de travailler depuis de nombreuses années. Il est par conséquent important de leur expliquer vos motivations qui vous poussent à ce changement et pourquoi l’implantation de ce nouveau système va pouvoir bénéficier à l’ensemble des équipes, y compris à eux.

Recommandation : assurez-vous que ces personnes qui ont un peu peur du changement ou/et qui sont moins habiles avec la technologie soient correctement formées, quitte à négocier avec votre fournisseur de logiciel des formations plus longues ou additionnelles spécifiquement pour ce type de personnel.

4- Faites vos devoirs durant les 2 premiers mois de l’implantation

Quelle que soit la qualité de la formation que vous obtiendrez de votre fournisseur de logiciel, ce dernier n’a pas la responsabilité de vous pousser en permanence pour utiliser son système. Bien souvent, vous serez formé sur un élément du logiciel et il vous demandera de mettre en pratique l’élément enseigné. Vous avez appris comment configurer les droits d’accès spécifiques de vos utilisateurs…n’attendez pas pour configurer le profil de l’ensemble de vos agents ! Vous savez maintenant configurer les paramètres de vos fournisseurs, ne tardez pas à les configurer un à un dans le logiciel avec vos règles de commission ! Vous avez compris comment émettre les factures dans le système, n’attendez pas deux semaines avant que tous vos agents génèrent leurs premières factures ! Bref, plus vite vos équipes se pratiqueront avec le nouvel outil, plus vite elles le maitriseront et en seront satisfaites. Et plus efficaces seront les formations à venir avec des courbes d’apprentissage toujours plus réduites !

Recommandation : pour motiver vos troupes, définissez-vous des objectifs en termes d’utilisation du nouveau système et mettez en place un système de récompenses pour les éléments du personnel qui démontrent une utilisation régulière et efficace du nouveau système. Une carte cadeau de 20$ dans une boutique quelconque représente un investissement minime qui peut chaque semaine permettre le bon déroulement de votre projet d’implantation.

5- Mesurer les gains rapides et communiquer à l’interne sur vos bons coups

Votre nouveau logiciel comptable et son interface avec l’engin de réservation permet à votre personnel comptable de ne plus avoir à créer manuellement les factures qui sont maintenant automatisées. Parlez-en entre vous autour d’une pause-café pour prendre conscience des gains immédiats que vous tous réalisez. Vos agents de voyages ont maintenant accès à des tableaux de bord en temps réel pour connaitre leurs commissions à recevoir. Échangez avec eux sur le confort de travail que vous leur procurez. Votre comptable externe peut maintenant se connecter à distance à votre système sans avoir à se déplacer et effectuer vos conciliations bancaires en quelques clics, partagez avec lui les bienfaits de cette nouvelle organisation pour qu’il savoure lui aussi à juste titre.  Bref, profitez de l’engouement en place pour répandre la bonne humeur et la satisfaction relative à l’implantation du nouveau système.

Recommandation : n’oubliez pas de programmer des réunions internes sur une base régulière pour tirer des bilans des étapes de l’implantation. Cela vous permettra d’une part de continuer à récolter de la part de vos collègues du feedback positif relatif à votre projet d’implantation et d’autre part, d’identifier les critiques constructives de certains personnels encore un peu sceptiques sur certains bénéfices.

6- Mettre en place un processus d’amélioration continue de vos processus

Après plusieurs mois d’utilisation, vos équipes commencent maintenant à se familiariser avec leur nouvel outil de travail, elles le maitrisent de mieux en mieux, les commentaires sont élogieux et tout le monde se demandent comment vous faisiez auparavant pour fonctionner différemment ! Profitez de ces moments d’euphorie pour réfléchir à d’autres processus, pas forcément identifiés initialement, que vous pourriez aussi optimiser grâce à votre nouveau système. Par exemple, votre système vous a permis de vraiment maximiser vos processus reliés à la facturation et à la comptabilité…mais avez-vous pensé à certains modules optionnels qui pourraient vous aider à optimiser votre marketing, la qualité de votre service à la clientèle ou encore votre notoriété sur le canal mobile.

Recommandation : pensez à inclure l’ensemble de vos personnels décisionnels dans votre réflexion d’amélioration en continue. Probablement que votre directeur marketing ou/et votre directeur du service à la clientèle apprécierait de savoir qu’il pourrait lui aussi optimiser certaines opérations spécifiques à son département grâce à certains modules optionnels que vous pourriez activer plus tard dans votre logiciel. Si vos équipes sont plus réduites et que vous assumez vous-même ses responsabilités en tant que propriétaire de l’agence, n’oubliez pas de pousser l’analyse avec vos différentes casquettes !

En conclusion, l’implantation d’un nouveau logiciel de gestion au sein d’une agence de voyages est toujours une étape critique au sein de l’organisation. Pensez à bien planifier cette phase transitoire qui peut s’avérer chaotique ou pénible à vivre si vous n’avez pas posé les bonnes actions mais tellement bénéfique pour votre agence de voyages quand elle a été orchestrée avec les moyens nécessaires.

Bon succès dans votre implantation de logiciel !