Gérer la comptabilité au sein d’une agence de voyages peut parfois paraître fastidieux. Le monde du voyage est unique. Vous avez besoin de systèmes spécifiques qui couvrent la réalité comptable de l’industrie du voyage et plus important encore, vous devez optimiser l’utilisation de votre système de façon à réduire la charge de travail administrative de votre personnel en agence.
Voici 8 bonnes pratiques que nous conseillons de mettre en place au plus vite en vue d’éviter les pertes de temps inutiles dans votre logiciel PC Voyages et d’optimiser votre gestion.
1- La gestion des dates
Lorsqu’on fait du soutien comptable de façon périodique, nous constatons que les personnes qui font la saisie des informations dans PC Voyages n’effectuent pas toujours cette saisie des informations à la bonne date. L’inscription des transactions aux bonnes dates est pourtant très importante. Pour les recettes/dépôts et pour les chèques, cela permet de pouvoir concilier les transactions au relevés bancaires dans le bon mois. Lorsque vous faites la réservation chez un fournisseur voyage, vous devez idéalement presque immédiatement faire la facture à la même date que cette réservation. Des écarts entre la date réelle de la transaction et celle inscrite dans PC Voyage, entraineront des corrections nécessaires par la suite, des processus de recherche plus compliquées et donc une perte de temps occasionnée inutilement.
2- Ajout d’un produit dans une facture
Le logiciel PC Voyages vous permet, soit d’ajouter un nouveau produit vendu dans une facture existante, soit, si vous préférez, de créer une nouvelle facture distincte dans un même dossier pour le second produit vendu. L’ajout d’un produit dans une facture peut parfois poser des problèmes inutiles. Par exemple, il peut arriver qu’un client vous achète un premier produit (ex : un forfait voyage) à une date et vous commande ensuite un deuxième produit (ex : une assurance voyage) un ou deux mois plus tard. Le fait d’ajouter l’assurance dans la même facture que lors de l’achat du voyage, que vous avez effectué plusieurs semaines à l’avance peut entraîner certaines difficultés dans la conciliation du rapport d’assurance mensuel que votre fournisseur d’assurance vous émettra. Dans le cas précis où la date de facturation du 2e produit est censée être enregistrée dans un mois différent du 1er achat, il est préférable d’émettre une nouvelle facture à part pour ce second produit pour faciliter la future conciliation mensuelle avec le fournisseur voyage. De plus, la réservation du forfait pourrait avoir été faite à la fin de votre exercice financier alors que l’assurance doit être comptabilisée dans le nouvel exercice. Une autre exception qui justifierait cette même pratique !
3- Encaissement des recettes fournisseurs
Lorsque vous faites les encaissements de vos commissions via les recettes fournisseurs, il est important de structurer votre PC Voyage pour saisir l’informations adéquatement. Il est préférable de trier les dossiers par numéro de dossier ou par référence. Si vous avez facturé plusieurs éléments dans des lignes séparées dans la facturation, chaque ligne sera présentée dans l’encaissement des recettes fournisseurs. En classant par dossier ou référence, vous voyez rapidement tous les montants à recevoir pour la référence du fournisseur voyage. S’il y a un écart important, il y a lieu de faire les vérifications nécessaires avant de valider l’ajustement proposé par PC Voyage. Plusieurs facteurs peuvent expliquer un écart : le taux de commission inscrit dans la facture est inadéquat, l’agent à omis d’inscrire le paiement final par carte de crédit chez le fournisseur, il y a une erreur dans l’inscription de la TPS/TVH/TVQ sur la commission. Si la facturation a été faite adéquatement, vous ne devriez pas avoir d’écart entre le montant à recevoir inscrit dans PC Voyage et le montant que le fournisseur voyage vous paie.
4- Le paiement des commissions aux agents
Il est important d’établir une procédure claire pour payer les commissions de vos agents. Il est suggéré de payer de façon périodique ces commissions. Vous pouvez par exemple décider de payer le 15 du mois les commissions reçues pour les départs jusqu’à la fin du mois courant ou du mois précédent. Ainsi, vous vous assurez qu’il y un risque minime que les montants de commissions changent suite à une annulation du client et donc vous vous épargnez la situation de demander à un agent de rembourser une commission payée en trop, ce qui est toujours fort déplaisant pour un agent de voyages. Générez votre rapport dans un premier temps en ne cochant pas les cases ni ‘’Soldes à recevoir des clients’’, ni ‘’Soldes à recevoir des fournisseurs’’. Ensuite générez le rapport de commissions en cochant ces deux cases en vue de le comparer au premier. En choisissant par dates de départs, vous devriez obtenir uniquement les dossiers complétement payés par le client ou le fournisseurs voyages. S’il y a des dossiers qui sortent sur le deuxième rapport qui ne se trouvaient pas sur le premier rapport, vous devez investiguer pourquoi le dossier n’apparaissait pas. Il s’agit d’un dossier dans lequel il y a clairement un solde alors que le départ a eu lieu ce qui est probablement anormal.
5- La gestion des taxes (TPS/TVH/TVQ)
Dans le domaine du voyage, l’application des taxes est spécifique à cette industrie. Il y a plusieurs éléments qui peuvent influer sur le montant de TPS/TVH/TVQ. Si vous faîtes face à une vérification de vos taxes, il est recommandé de consulter un professionnel du secteur pour vous assister lors de cette vérification et vous éviter du stress inutile. Les vérificateurs dans les différentes provinces qui interviennent dans plusieurs industries n’ont malheureusement pas toujours toutes les connaissances pour l’industrie du voyage ! Qu’est-ce que la TVH? TVH pour Taxe de Vente Harmonisée. On la retrouve dans plusieurs provinces canadiennes. Le taux de taxe peut être différent d’une province à une autre. Certains fournisseurs voyages vont remettre de la TVH sur la commission. Vous devez par conséquent la coder dans la case de la TPS. N’oubliez pas de toujours valider votre rapport de taxes dans PC Voyage selon votre fréquence de production car omettre de le faire, doublera les montants dans le prochain rapport.
6- Fin de mois
Vos conciliations sont complétées le 5 du mois suivant. La facturation est à jour, vos fournisseurs administratifs vous ont transmis leur facture par courriel. Vous pouvez fermer le mois. Sortez différent rapport pour détecter les potentiels problèmes. La liste des comptes clients reportés non inclus à la fin du mois, vous permettra de voir si des paiements finaux ont été omis ou si des notes de crédit pour des annulations n’auraient pas été faites. Sortez également votre liste des comptes fournisseurs voyages reportés non inclus. Vous devriez y retrouver des commissions à recevoir pour des départs récents. Tous les dossiers dont les départs datent de plus d’un mois doivent être investigués. Passez également en revue les conciliations bancaires, avec toutes les pièces justificatives si cette tâche est confiée à une personne autre que le propriétaire. Enfin, passer en revue l’analyse des comptes du dernier mois pour détecter des erreurs d’imputation.
7- La fonction »Communiqués »
PC Voyages vous offre la possibilité de gérer des communiqués au sein de votre système. Vous voulez transmettre une information en temps réel à tous vos agents sans devoir le faire via un envoi de courriel, c’est la fonction idéale. La fonction ‘’Communiqués’’ qui est disponible dans la configuration de PC Voyages vous permet d’informer vos agents dès qu’ils se connectent dans le logiciel. Un bel outil qui permet d’informer l’ensemble de vos collaborateurs, y compris ceux qui travaillent à distance. Parfait pour transmettre des promos ponctuelles à pousser en priorité, des nouvelles procédures à mettre en place au sein de votre organisation ou encore des conseils utiles pour les aider à mieux performer. Pensez-y, cet outil de communication peut vous être fort utile !
8 – Nouveau rapport
Depuis peu, PC Voyages vous donne la possibilité de générer un nouveau rapport pertinent : L’analyse comparative par mois. Ce rapport vous permet de visualiser rapidement la performance (revenus/profits) en comparant cette dernière versus l’année précédente mois par mois. Pour le générer, vous devez accéder à la section ‘’Rapports’’ et le sélectionner dans la liste des rapports. Par la suite, vous pouvez affiner dans ce rapport les critères d’affichage du rapport et notamment choisir si vous le voulez agent par agent ou pour l’ensemble de vos agents.
Ce rapport précieux vous permettra de piloter en temps réel la performance de votre agence de voyages et d’identifier rapidement les écarts de performance d’une année sur l’autre de façon à mettre en place des actions correctives si nécessaire et de prendre des décisions stratégiques pertinentes.
Nous espérons que ces bonnes pratiques vous aideront dans la gestion quotidienne de votre agence de voyages que ce soit en termes comptable ou de management.
Bon succès dans vos affaires !