1. Les bonnes pratiques comptables avant de lancer votre agence de voyages

A. Quelle forme juridique privilégier? 

Enregistré ou incorporé ?  Prévoyez une rencontre avec un conseiller juridique qui s’occupe du droit des entreprises. L’incorporation peut avoir certains avantages à considérer.  Ne négligez pas aussi de vous référer dès le début à un comptable qui pourra vous accompagner durant toutes les étapes.

B. Faites des prévisions financières

En général, les nouveaux entrepreneurs démarrent leurs entreprises sans prendre le temps de faire de prévisions financières.  Celles-ci vont pourtant vous permettre de déterminer quel investissement sera nécessaire, à quel moment vous devrez engager du personnel ou est-ce qu’il y a une niche qui est plus rentable, etc.  Cette étape vous permettra de développer une réflexion afin de prendre des décisions éclairées.

C. Le cadre juridique

Faire voyagez des clients qui rêvent d’un dépaysement, de repos ou d’un défi personnel est une partie fort agréable pour un agent de voyages.  La comptabilité peut apporter, quant à elle, quelques nuages dans votre journée si vous n’avez pas anticipé convenablement tout ce qui devra être fait au sein de l’agence de voyages.

La législation sur les agents de voyages mentionne :

L’agent de voyages doit tenir à jour des livres, registres et comptes relatifs à ses activités où sont mentionnés entre autres:

• Tous les fonds reçus par lui en fiducie;
• Tous les déboursés faits par lui à même son compte en fidéicommis;
• Le solde non dépensé des fonds détenus par lui en fiducie, au total et séparément pour chaque client.

Les gouvernements du Québec et du Canada précisent que vous avez l’obligation de tenir des registres et des livres de comptes suffisants.

De plus, comme vous avez besoin d’avoir un rapport de mission d’examen pour le renouvellement de votre permis auprès de l’OPC, l’auditeur qui s’occupera de préparer vos états financiers exigera que votre comptabilité soit adéquate.

Le cas de la facture client :

Pour une agence de voyage, 95 % de sa comptabilité se fera à partir de la facturation qu’elle fait aux clients.  Que doit-on retrouver sur une facture qui est remise aux clients (exigences de l’OPC):

• Nom de tous les passagers
• Adresse complète
• Numéro de la facture
• Date
• Descriptions des prestations achetées
• Montant de la FICAV
• La mention que les fonds perçus par l’agence sont déposés en fidéicommis
• Les conditions d’annulation
• Le nom de l’agent de voyages
• Numéro de la TPS/TVQ et les montants de ceux-ci.

Vous pouvez vous référer à l’annexe 3 du manuel disponible sur le site de l’OPC.

En plus de vous assurer que toutes ces informations sont bien présentées sur la facture, vous devez également bien inscrire les montants facturés, le mode de paiement et les montants qui ont été encaissés du client, et vous assurer que les informations relatives aux commissions, aux taxes sur commissions et aux montants à payer aux fournisseurs voyages sont adéquates.

Attention!

Si une de ces informations est inexacte, il en découlera un problème lors de l’encaissement des commissions ou lors de l’émission du chèque aux fournisseurs voyages, commissions à payer aux agents extérieurs ainsi que l’impact sur les taxes à remettre aux gouvernements. J’insiste donc sur l’importance d’avoir une bonne facturation, de corriger efficacement les potentielles erreurs et de former le personnel qui s’occupe de faire les factures car cela vous permettra de réduire considérablement les risques d’erreurs à d’autres étapes de la comptabilité.

2. Les bonnes pratiques comptables une fois l’agence de voyages en activité

A. Suivi régulier des paiements clients 

Faites un suivi au début de chaque semaine pour relancer vos clients qui ont des paiements finaux à faire.  Remettez ou permettez à vos agents d’avoir accès à une liste directement de votre système comptable.  Si chacun s’occupe bien de ses dossiers, vous aurez moins d’intervention à faire.

Les différents moteurs de réservation tels que Sirev, permettent de transférer le dossier directement dans certain logiciel comptable.  Cette exportation minimise les risques d’erreurs lors de la transcription des informations.

B. Contrôle des paiements des fournisseurs voyages

Une fois que les paiements finaux ont été faits aux fournisseurs voyages, il faut s’assurer que les montants reçus de ces derniers correspondent bien aux montants attendus.  Encore une fois, si la facture a bien été générée initialement, il sera facile de détecter des erreurs de la part du fournisseur voyages.  S’il n’y a aucune erreur du fournisseur, le montant reçu correspondra exactement au montant auquel on s’attendait.

Attention!

Tout écart doit attirer rapidement l’attention pour découvrir d’où l’erreur provient.  Est-ce l’erreur lors de la facturation ou d’une modification dans le dossier de la part du fournisseur voyages ?  Les agences de voyages ont tendance à faire confiance aux fournisseurs voyages pour leur retourner leurs commissions, une grosse négligence par manque de temps !  Il n’est pas rare de se rendre compte que des dossiers dont les départs datent de plusieurs mois n’ont pas encore été payés par les fournisseurs voyages.  De façon périodique, une liste des dossiers à recevoir devraient être imprimées pour faire le suivi le plus efficacement possible.

Un propriétaire d’agence doit également s’occuper de l’administration de son agence, payer les comptes administratifs, les salaires, retenues à la source, TPS/TVQ, FICAV, commissions aux agents extérieurs.  Il y a plusieurs trucs utiles et recommandations pour faciliter le tout et rendre l’administration moins lourde à gérer.

C. Les recommandations administratives

a) Traitement des factures fournisseurs

Lorsque vous recevez une facture de fournisseurs, comptabilisez la dès la réception et faite votre chèque immédiatement.  Il est possible de postdater le chèque si vos fournisseurs vous donnent un délai de paiement.  De plus, faites-vous faire des chèques qui pourront être imprimés directement de votre logiciel comptable.  Vous allez sauver beaucoup de temps et éviter des erreurs.  Vous pouvez également faire des paiements en ligne sur les sites de plusieurs institutions financières.

La déclaration de vos retenues à la source, TPS/TVQ et depuis quelques mois la remises de la FICAV, peuvent toutes être faite en ligne.  Vous minimisez les risques de pénalités pour production en retard.  Sachez que les services de Poste Canada ou du courrier interne des différents organismes ne sont pas infaillibles et ils peuvent perdre des documents ; malheureusement les organismes, quant à eux, facturent automatiquement des pénalités de retard et des intérêts.

b) Paiement des commissions aux agents

Un agent externe vous est sûrement déjà arrivé de façon impromptue pour que vous lui payiez ses commissions.  Vous n’aviez pas planifié cela dans votre journée et cela vous désorganise dans votre travail.  Il faut établir dès l’arrivée d’un nouvel agent la façon dont vous payez les commissions.  On suggère généralement de payer le 15 ou 20 du mois suivant les commissions qui ont été reçues pour les départs du mois précédent.  En procédant ainsi, vous payer les dossiers dont la plupart des commissions auront été encaissées au cours des dernières semaines.  L’encaissement des commissions au fur et à mesure que les fournisseurs voyages les paient est donc une étape importante ici car sinon, plusieurs dossiers risquent de ne pas être comptabilisés étant donné que la commission dans le dossier est toujours à recevoir.

c) Utilisez une carte de crédit d’entreprise

De nombreuses entreprises utilisent une carte de crédit au nom de l’agence pour régler différents déboursés, que ce soit pour des dépenses administratives ou pour payer des fournisseurs voyages car le client a payé comptant et le délai est trop court pour faire parvenir un chèque.  La carte de crédit doit être traitée comme un compte bancaire et il faut faire une conciliation bancaire de celle-ci régulièrement.  Un contrôle sur les personnes qui peuvent l’utiliser est à privilégier pour éviter toute fraude éventuelle.

Attention!

Le compte en fiducie doit être tenu rigoureusement à jour.  Il faut éviter que l’institution financière prélève des frais bancaires dans ce compte.  Assurez-vous que tout montant d’argent qui va être retiré, va correspondre à un dépôt qui a été fait précédemment le retrait.  Dans le cas contraire, vous seriez en infraction selon la Loi sur les agents de voyages.

D. Bénéfices de mettre en places ces bonnes pratiques comptables

a) La visibilité sur la situation comptable actuelle de votre agence de voyages

Une comptabilité faite régulièrement vous permettra d’obtenir des rapports à jour pour obtenir des informations pertinentes afin de prendre des décisions dans les meilleurs délais.  Une analyse par fournisseurs voyages ou par agent va vous permettre de voir s’il serait possible de négocier une sur commission avec un fournisseur ou de pouvoir féliciter un employé qui a obtenu un rendement plus élevé que la moyenne.

b) Analysez vos résultats

Dans un délai de 5 à 10 jours suivants la fin du mois, vous devriez être en mesure de fermer votre mois.  La plupart des factures clients, dont les réservations qui ont été finalisées à la fin du mois seront facturées, les conciliations bancaires seront balancées.  Si certaines informations vous parviennent après avoir fermé un mois, il suffit de le rouvrir pour mettre à jour l’information dans le mois correspondant et de refermer à nouveau le mois.  Profitez-en à ce moment pour regarder vos rapports : états des résultats, bilan, analyse des ventes, commissions à recevoir, comptes clients à recevoir, fournisseurs voyages à recevoir ou à payer.  Faites-vous aider par votre comptable si vous ne comprenez pas toutes les informations.  Un professionnel se fera un plaisir de vulgariser les différents termes comptables.

c) Facilitez-vous l’’audit financier de fin d’année

Vos douze mois sont terminés, il est maintenant temps d’informer votre auditeur qu’il peut débuter vos états financiers.  Ceux-ci seront nécessaires pour renouveler votre permis à l’OPC.  L’assureur qui s’occupe du cautionnement en voudra également une copie.  La banque ou un prêteur peuvent les exiger et enfin ils serviront à produire les déclarations d’impôts pour les agences qui sont incorporées.  Si vous avez suivi vos opérations tout au cours de l’exercice, vous serez davantage en mesure de bien répondre aux diverses questions que l’auditeur pourra vous poser au cours de son mandat.

Finalement, tout nouveau propriétaire d’entreprise commence avec plusieurs chapeaux au sein de son entreprise.  Il œuvre dans son domaine d’expertise, mais doit également s’occuper de la comptabilité, des ressources humaines, du marketing, etc.  Il ne faut pas compter les heures lors d’un démarrage d’entreprise et s’entourer de gens qui auront les compétences et connaissances pour vous aider à atteindre vos objectifs.  En suivant ces bonnes pratiques comptables et en vous dotant d’outils et d’équipement performant, vous sauverez du temps et gagnerez plus d’argent.  Des pratiques et outils inefficaces peuvent vous mettre en retard pour faire le suivi de commissions, remise de rapport aux différentes instances gouvernementales, et vous vous retrouverez avec de lourdes pénalités.

Bon succès pour votre nouvelle agence de voyage !