Votre agence de voyages utilise un logiciel de comptabilité devenu obsolète ou de vieille technologie et vous souhaiteriez mettre en place au plus vite l’implantation d’une nouvelle solution plus avancée, répondant davantage à vos besoins ! L’enthousiasme relié à l’urgence d’implanter un nouveau logiciel de comptabilité plus performant peut parfois vous faire oublier quelques éléments essentiels à appréhender dans le cadre de ce nouveau projet.

Voici 5 points importants qui, de notre point de vue, vous permettront d’effectuer une transition de système en douceur pour votre agence de voyages, quel que soit le nouveau système sélectionné.

1- Générer les rapports pertinents du vieux système dans l’éventualité d’un contrôle

Avant de faire l’acquisition d’un nouveau logiciel de comptabilité dans votre agence de voyages, il est fortement recommandé de générer et d’imprimer tous les rapports pertinents en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable. De cette façon, il vous sera facile de présenter les pièces justificatives au contrôleur sans avoir à fouiller ultérieurement dans un vieux logiciel. Autre option : au moment où vous décidez de ne pas renouveler la licence de votre logiciel devenu obsolète, négociez avec ce fournisseur pour obtenir une licence à moindre frais pour simple consultation si nécessaire. De cette façon, il vous sera possible de retourner a posteriori dans le système et de générer un rapport requis lors de l’audit.

2- Penser aux transferts de vos données passagers

Avant de signer avec votre nouveau fournisseur de logiciel, assurez-vous que ce dernier est capable de vous importer l’ensemble de vos passagers avec toutes les infos importantes (nom, courriel, numéro de passeport, commentaires etc.). Bien évidemment, vous ne souhaitez pas ressaisir toutes ces informations pertinentes et vous voulez qu’elles soient centralisées dans un même outil.

3- Gérer efficacement les balances en cours dans le vieux système

Lorsque vous allez commencer à travailler avec votre nouveau logiciel de comptabilité, il y a fort à parier que vous aurez certains dossiers en suspens dans l’ancien système dans lesquels il y a une balance à solder. Parlez-en à votre nouveau fournisseur pour comprendre s’il a une procédure en place dans le nouveau système pour gérer cette période transitoire et tracer les dossiers dont le solde n’est pas égal à zéro. Si cela n’était pas le cas, vous ne voulez pas à avoir à travailler dans plusieurs systèmes et multiplier la charge de travail pour solder les dossiers en cours.

4- Définir intelligemment les ‘’deadlines’’ reliés au projet

L’implantation d’un nouveau logiciel nécessite plusieurs phases : la sélection du système, la signature du nouveau contrat, le paramétrage de la solution en fonction de vos besoins spécifiques, le transfert de données, la formation de vos équipes, la pratique dans le logiciel pour en maîtriser les fonctionnalités. Bref, commencez par définir à l’interne à quelle date vous souhaiteriez être complètement opérationnels avec votre nouveau système comptable…vous pourrez alors bâtir un calendrier rétroactif avec votre fournisseur de façon à respecter les échéances clés.

5- Sensibiliser votre comptable externe avant l’acquisition

Cette étape est extrêmement importante et nous vous recommandons même fortement d’inviter votre comptable externe à participer aux démos du logiciel comptable que vous avez l’intention d’acquérir. Dans bien des cas, les comptables externes sont des professionnels qui travaillent pour des clients de secteurs variés et ils ont parfois l’habitude d’utiliser un logiciel comptable générique qui certes, fait parfaitement le travail pour 90% de leurs clients, mais malheureusement, ne leur permet pas d’optimiser leur travail pour leurs clients agences de voyages. Et n’oubliez pas que le comptable vous facture son temps alors il est de votre responsabilité de lui mettre à disposition les outils qui lui permettront de maximiser son efficacité. Bien souvent, il vous remerciera car cela lui permettra d’aller chercher plus facilement de nouveaux clients de type agences de voyages.

En conclusion, remplacer son vieux logiciel comptabilité par un nouveau système plus moderne ne doit pas vous faire oublier certains prérequis pour faire en sorte que la transition se fasse en douceur dans votre agence de voyages et que vous vous évitiez certains casse-têtes qui auraient pu être causés en raison de votre manque de vision ou de vos lacunes dans la gestion du changement.

N’hésitez pas à consultez nos experts pour une implantation réussie !