Pourtant, si vous saviez combien un minimum d’organisation vous permettrait d’épargner stress et argent.

L’examen des états financiers peut engendrer des coûts plus élevés si vos informations comptables sont incomplètes voire erronées.  Voici des précisions utiles pour vous aider à préparer vos données et éviter des surprises dans les honoraires d’examen de vos états financiers.

Tout d’abord, il est important de bien comprendre qu’un auditeur a le devoir d’identifier comment fonctionnent vos processus comptables. L’auditeur désire comprendre comment une transaction est initiée (ventes, achats, salaires), qui autorise la transaction, par qui et quand la transaction est comptabilisée, et finalement s’il y a une révision des transactions à l’interne.

Afin d’aider l’auditeur à bien comprendre comment fonctionnent vos processus comptables, préparez-lui un document dans lequel vous allez lui décrire ces derniers.  Cela lui permettra d’analyser rapidement s’il y a des risques d’inexactitudes, d’erreurs ou de fraude dans certain secteur de votre entreprise.

Reprenons ci-dessous les divers éléments en lien direct avec les états financiers afin de vous assurer qu’il n’y a pas d’aspects mal gérés qui pourraient entraîner du temps supplémentaire à votre auditeur lors de la procédure d’examen.

– Banque, carte de crédit, marge de crédit, dette à long terme

Les conciliations bancaires doivent être faites mensuellement au minimum, afin de permettre rapidement de détecter les erreurs qui pourraient arriver dans les comptes bancaires.  Il faut s’assurer que les chèques ont tous été comptabilisés dans le système comptable à la date de l’émission.  Il ne devrait pas y avoir des dépôts en circulation qui datent de plusieurs jours.  Si c’est le cas, il faut investiguer.

Il vous faut aussi vous assurer de comptabiliser mensuellement les intérêts sur les marges de crédit et s’assurer que le solde du relevé balance chaque mois.  Pour les dettes à long terme, il est fréquent que le prêteur remette une cédule de versement détaillant le capital et les intérêts.  Assurez-vous mensuellement que le solde de la dette à la balance de vérification et selon la cédule soit exact ; tout écart doit être investigué et corrigé.  Pour la préparation du dossier de fin d’année, veuillez remettre au minimum les documents suivants à l’auditeur : relevé bancaire du dernier mois de l’exercice financier de tous les comptes bancaires, marge de crédit, carte de crédit et relevé de la dette à long terme.  Vous devez également fournir les conditions de renouvellement de la marge de crédit et toutes les informations concernant les nouvelles dettes qui ont été contractées au cours de l’exercice, incluant les conditions de ces dernières.

– Comptes clients

Passez en revue mensuellement la liste des comptes clients tout au cours de l’exercice afin de détecter les erreurs de facturation ou d’encaissement.  En fin d’exercice, vous devez préciser à l’auditeur s’il y a des comptes clients à provisionner pour des créances douteuses.  Assurez-vous que vous avez facturé toutes les réservations qui ont été faites dans le bon exercice financier.  Fournissez une description du processus que vous avez mis en place pour vous assurer que les ventes proches de la fin d’année ont bien été facturées dans le bon exercice.  L’auditeur veut s’assurer que la répartition de vos ventes est adéquate.  Fournissez des précisions sur la variation des comptes clients par rapport à votre exercice précédent.  Une variation importante sans justification peut soulever des doutes sur la comptabilisation des ventes et du temps peut être nécessaire à l’auditeur afin de s’assurer que les ventes/comptes clients sont adéquates.

– Frais payés d’avance

Si vous avez des frais payés d’avance, vous pouvez préparer une cédule des déboursés encourus dont la dépense couvre l’exercice suivant.  Nous retrouvons principalement dans les frais payés d’avances les éléments suivants : permis OPC, cautionnement, assurances.  Pour s’assurer que le montant est adéquat, vous devez fournir la date du paiement, la période qui est couverte par le déboursé.

– Immobilisations corporelles

Les immobilisations corporelles sont composées principalement des éléments suivants : mobilier de bureau, équipements informatiques, améliorations locatives, enseigne.  Veuillez fournir une politique de capitalisation à l’auditeur afin que celui-ci sache comment vous voulez comptabiliser certaines dépenses qui seraient plutôt à capitaliser.  Vous pouvez fournir les copies des factures des achats que vous avez capitalisés.  Passez en revue les postes Entretien et réparation, fourniture de bureau ou autre grand livre afin de détecter des éléments qui n’auraient pas été capitalisés.  Si certaines dépenses sont élevées, précisez à l’auditeur pourquoi elles n’ont pas été capitalisées.

Immobilisations incorporelles, autres actifs, écart d’acquisition

Nous retrouvons plusieurs éléments dans cette catégorie tel que les écarts d’acquisition, le coût de franchise, les dépôts de loyer.  Un des postes importants est l’écart d’acquisition.  Vous devez fournir le contrat d’achats de l’entreprise qui a été acquise. Fournissez votre répartition du prix d’achat.  On peut retrouver également le coût pour l’acquisition de franchise, le contrat s’y référant devra être fourni également. Si vous avez fait des dépôts pour loyer, électricité, veuillez fournir une copie du bail et la date à laquelle le dépôt pour l’électricité sera remboursé.

– Créditeurs

Les créditeurs se composent principalement des éléments suivants : fournisseurs administratifs à payer, comptes fournisseurs voyages à payer, commissions à payer, salaires à payer, vacances à payer, déductions à la source à payer, TPS/TVQ à payer.  Vous devez décrire votre processus pour vous assurer que vous avez comptabilisé toutes les factures dont vous avez obtenu les services au cours de votre année fiscale.  Pour les commissions à payer, il faut revoir les rapports des commissions à payer à la date de fin d’année et comptabiliser le montant qui sera payable après la fin d’année.  Vous voulez vous assurer de faire un rapprochement adéquat entre le revenu de commission brut et la commission qui sera payée à l’agent.  Vous devez fournir le détail des salaires à payer qui couvre la fin de l’exercice financier et qui sera payé après la fin d’année.  Pour les salaires, vous devez également décrire le nombre d’heures qui a été payé aux salariés durant l’exercice financier.  Depuis janvier 2017, le taux d’imposition au Québec varie selon le nombre d’heures payés aux salariés.  https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/impots/impot-des-societes/declaration-de-revenus-des-societes/calcul-de-limpot-sur-le-revenu-dune-societe/deduction-pour-petite-entreprise/criteres-dadmissibilite-societes-dont-lannee-dimposition-debute-apres-le-31-decembre-2016/

Fournissez le solde des vacances à payer par employé à la date de fin de votre exercice financier.  Vous devez préciser à quelle fréquence vos déductions à la source sont faites et si vous avez recours à un service externe de traitement de la paie.  Assurez-vous d’avoir valider vos rapports de TPS/TVQ tel que produit à Revenu Québec.  Investiguez les rapports qui vous semblent anormaux afin de détecter les erreurs qui pourraient avoir eu lieu dans la facturation ou dans la comptabilisation des dépenses.

– Impôts à payer

Fournissez tous les avis de cotisation que vous avez reçus des gouvernements.  Vous pouvez fournir des procurations à votre auditeur afin que celui-ci puisse avoir accès à vos dossiers gouvernementaux.  Ces procurations permettent de gagner du temps afin d’obtenir rapidement des informations sur vos dossiers fiscaux.

– Capital-actions

Fournissez un résumé des résolutions qui ont été ajoutées à votre livre des minutes au courant de la dernière année.

– Chiffre d’affaires

L’Office de la protection du consommateur exige des précisions sur les ventes assujetties au fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages et des ventes faites par l’intermédiaire d’un autre agent de voyages (grossiste).  Pour ce faire, vous pouvez fournir une analyse des ventes par produit pour identifier les ventes assujettis à la FICAV.  Pour les ventes faites à titre de grossiste, assurez-vous d’avoir des produits distincts ou que les agences soient configurées comme compte corporatif afin d’être en mesure de sortir les rapports avec les bonnes informations.

Assurez-vous que vos produits qui sont assujettis à la FICAV sont correctement identifiés.  Informez-vous auprès de l’OPC si vous avez des doutes sur l’assujettissement de certains produits touristiques.

– Charges d’exploitation

Comparer vos dépenses avec l’exercice précédent et précisez la raison des variations ou de la non-variation.  La revue analytique aide votre auditeur à documenter son dossier afin d’obtenir l’assurance qu’il n’y a pas d’erreurs significatives dans les charges d’exploitation.

– Autres documents

Vous devez fournir tous les engagements contractuels que vous avez signés et qui sont en vigueur au cours des prochains exercices (bail, convention de redevances, location d’équipements, etc.)

Informez l’auditeur de litiges qui sont en cours et de tout autre événement qui se sont produits depuis la fin de votre exercice financier (nouvel emprunt, acquisition d’entreprise, achat d’immobilisation, découverte d’une fraude, etc.)

D’autres documents ou informations peuvent être requises selon ce que l’auditeur observera au cours de l’examen.

En conclusion, un auditeur vous facture son temps lorsqu‘il prépare vos états financiers. Préparez-lui à l’avance le maximum d’informations comptables pour l’examen des états financiers ! En plus d’être professionnel, cela vous permettra vous épargner bien des dépenses inutiles.

Bonne chance dans l’établissement de vos états financiers de fin d’année !