Débutons avec le poste de l’encaisse (qui regroupe : compte courant, en fiducie, carte de crédit de l’entreprise). Tout au long de votre exercice financier des processus et contrôle adéquat doivent être mis en place pour réduire le risque de fraude et découvrir les risques d’erreurs. Les fraudeurs vont profiter de l’absence de contrôle pour mettre leur plan en action. Si vous êtes le propriétaire de votre entreprise et que vous assumez une bonne partie de la comptabilité, les contrôles à mettre en place seront réduits. Toutefois, si vous avez un département ou que plusieurs personnes qui s’occupent de la comptabilité, vous devez mettre en place des contrôles en conséquence.
Les contrôles qui doivent être mis en place auront pour but de détecter les erreurs que pourraient faire la banque dans votre compte bancaire et détecter les paiements non autorisés dans votre compte bancaire ou les dépôts manquants à votre compte bancaire.
La conciliation bancaire permet de détecter rapidement ces types d’erreurs ou de fraudes. Mais qu’est-ce qu’une conciliation bancaire? La conciliation bancaire ou rapprochement bancaire permet de faire un rapprochement entre les transactions que vous avez comptabilisées dans votre système comptable qui doivent passer à la banque et les transactions qui ont eu lieu dans votre compte bancaire de votre institution financière. Toutes transactions inscrites dans votre compte bancaire de votre institution financière et que vous ne retrouvez pas dans les transactions que vous avez comptabilisé dans votre système comptable doivent être investiguer rapidement. C’est pourquoi, le propriétaire de l’entreprise devrait toujours passer en revue rapidement, ou faire, les conciliations bancaires. La conciliation bancaire devrait être complétée pratiquement la journée ouvrable suivant la fin du mois. Comme toutes les institutions financières vous donne accès aux opérations qui ont eu lieu dans votre compte bancaire, il n’est plus nécessaire d’attendre des jours pour recevoir votre relevé par la poste avec les images de chèques. Donc, il est tout à fait possible de faire hebdomadairement ou même quotidiennement sa conciliation bancaire.
Une fraude ou erreur qu’on retrouve depuis quelques mois, est le dépôt par un bénéficiaire en double d’un chèque que vous lui avez fait. Depuis quelques années, les institutions financières permettent de déposer un chèque via l’application mobile de leur site internet. Par conséquent le chèque demeure entre les mains du bénéficiaire alors qu’auparavant, le chèque était déposé au comptoir ou au guichet. Ce nouveau mode de dépôt permet au bénéficiaire de déposer le chèque plus d’une fois. Les institutions bancaires ne semblent pas avoir mis des contrôles en place pour détecter le dépôt en double de chèque. Il peut s’agir d’une erreur par le bénéficiaire ou il pourrait s’agir d’un stratagème du bénéficiaire pour obtenir des fonds. La conciliation bancaire va permettre de détecter rapidement ce type d’erreur ou de fraude. Si vous attendez plusieurs mois avant de faire vos conciliations, un fraudeur se rendra compte que vos contrôles ne sont pas adéquats et pourra déposer plusieurs fois un chèque que vous lui avez remis.
Si vous ne faites pas une grande quantité de paiements à plusieurs bénéficiaires, il serait intéressant, pour réduire ce type de fraude ou d’erreur de procéder par le paiement en ligne sur le site de votre institution financière. Si vous déléguez cette tache à une autre personne, il est possible de configurer ce type de paiement en ligne afin que le paiement soit autorisé (signé) par un autre utilisateur (signataire des chèques).
Si vous déléguez la préparation des chèques à une autre personne, assurez-vous toujours d’avoir toute la documentation nécessaire avant de signer le chèque (copie de facture, rapport divers, etc.)
Pendant votre rapprochement bancaire, vous devez vous assurez que le nom du bénéficiaire du chèque sur l’image du chèque correspond bien au nom du bénéficiaire inscrit dans votre système comptable.
Nous avons discuté ci-dessus des retraits non autorisés dans votre compte qui pourraient avoir lieu et des moyens pour les détecter. Nous devons également discuter des dépôts qui devraient être inscrits dans votre compte bancaire et qui n’aurait pas eu lieu par erreur ou par fraude. Il y a plusieurs façons pour encaisser l’argent qui vous est dû. On retrouve les encaissements en espèces, en chèque, par carte de crédit par virement bancaire et les virements Interac. Dans ces types de transactions, il sera nécessaire de prévoir des contrôles pour séparer les opérations suivantes : réception du paiement, inscription du paiement à la comptabilité, préparation du dépôt bancaire, dépôt à la banque et conciliation bancaire.
Encaissement en espèces
Les encaissements en argents doivent être accompagné d’un reçu signé par le client et remis à la personne responsable de la préparation du dépôt bancaire. Le dépôt bancaire qui inclut des espèces devraient se faire directement au comptoir avec un commis au comptoir. Ici on veut ajouter la présence d’un individu pour détecter des erreurs de calcul dans l’argent déposé.
Encaissement par virement bancaire
Lorsqu’on vous recevez un avis d’un virement bancaire, assurez-vous de le comptabiliser immédiatement. Cette étape vous permettra de détecter les dépôts qui n’auraient pas été fait dans les jours suivants l’avis de dépôt et procéder aux vérifications nécessaires. Les avis de dépôt devraient être reçu par le propriétaire de l’entreprise et remis à la personne de la comptabilité s’il y a lieu pour être comptabilisé dans le système comptable. Lors du rapprochement bancaire, le propriétaire s’assurera que tous les avis de dépôt reçus se retrouvent dans la liste des dépôts émis.
Encaissement par carte de crédit marchand
Les encaissements par carte de crédit par terminal marchand; il sera important d’avoir une documentation adéquate pour retracer à qui appartient ce paiement, on suggère d’inscrire le numéro de la facture sur la copie marchand. Cette copie sera remise à la comptabilité afin qu’on puisse faire le total des reçus marchand avec le total du dépôt à la banque lors de la fermeture de lot. Tous les écarts entre le moment de la transaction et la date du dépôt devront être investigué.
Encaissement par chèque
Lorsque vous recevez des encaissements par chèque, les contrôles à mettre en place seront d’estamper à l’endos du chèque « Pour dépôt seulement » avec les coordonnées bancaires de votre compte, dès la réception du chèque. Le chèque sera remis à la personne de la comptabilité qui pourra faire les inscriptions correctement et préparer le bordereau de dépôt.
Donc, une fois que votre rapprochement bancaire balance et que tous les écarts ont été investigués, le propriétaire de l’entreprise doit passer en revue les documents suivants : le sommaire de la conciliation bancaire qui démontre que le solde en banque est bien inscrit et correspond au solde du relevé bancaire, le détail des chèques émis qui correspond au total inscrit au sommaire, le détail des dépôts déposés qui correspond au total inscrit au sommaire, le détail des écritures de régularisation, la liste des dépôts en circulation et la liste des chèques en circulation. Le propriétaire qui révise la conciliation bancaire devrait être en mesure de retracer toute la documentation pour justifier tous les montants déposés et retirés du compte bancaire. Les éléments en circulation doivent être investigué selon la date de la transaction. Il peut être normal que des transactions vers la fin d’un mois n’aient pas été compensé à la banque. Il devrait y avoir très peu de transactions faites par écriture de journal. Généralement on va retrouver des écritures pour comptabiliser des virements entre les comptes bancaires de la société et la comptabilisation des frais bancaires. Toutes les autres transactions doivent être faites par les auxiliaires des recevables et des payables.
En plus des différends contrôles ci-dessus, il peut être utile de mentionner que vous devez éviter de signer des chèques en blanc pendant votre absence. Autorisez plutôt la double signature obligatoire pendant votre absence par deux personnes de confiance. Pourquoi ne pas faire préparer des chèques postdatés. De plus, lors de la clôture de votre exercice financier, il faut s’assurer que la démarcation des transactions est adéquate. Il faut prévoir que si vous faites vos chèques à la main et non automatiquement émis par votre système comptable, que tous les chèques émis seront comptabilisés à la date de l’émission et non à la date du déboursé. Même chose pour le dépôt, si vous préparez vos dépôts à la main, vous devez vous assurez qu’il est comptabilisé à la date que vous l’avez préparé et non à la date où il a été déposé dans votre compte bancaire.
En conclusion
Selon les informations que vous allez nous transmettre lors de la préparation de l’examen de vos états financiers, nous pourrons déterminer si l’encaisse est un poste susceptible de comporter des anomalies. Par conséquent, le professionnel en exercice indépendant pourra élaborer d’autres procédés d’examen pour réduire le risque d’anomalies. Votre fin d’année arrive prochainement, préparez la description de vos procédures comptables et demandez à votre professionnel indépendant d’en prendre connaissance et de vous faire part des améliorations à appliquer à celles-ci s’il y a lieu.