12 critères à valider lors de la sélection d'un logiciel de gestion (back office) pour votre agence de voyages

Par Lionel Lebreton, 2 septembre 2016
12 critères à valider lors de la sélection d'un logiciel de gestion (back office) pour votre agence de voyages

La sélection d’un bon logiciel de gestion (back office) pour votre agence de voyage peut sembler difficile, et plus particulièrement pour les personnes qui démarrent en affaires.

Le secteur du voyage, quel que soit le pays, est souvent régi par des législations spécifiques et il requiert par conséquent des outils technologiques qui doivent bien évidemment répondre aux particularités de l’industrie du voyage. Mais au-delà, quels sont les points clés à considérer ?

Voici les 12 éléments incontournables pour bien choisir son logiciel de gestion pour agences de voyages :

1-      L’intégration avec les GDS

Les principaux GDS sur le marché (Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan) sont souvent interfacés avec les fournisseurs sérieux de logiciels comptables de façon à ce que la réservation dans l’outil de GDS entraîne automatiquement la génération de la facture dans le logiciel comptable. L’automatisation de ce processus permettra à votre agence de voyages de sauver de nombreuses heures de travail tout au long de l’année en plus de vous épargner une double saisie avec des risques d’erreur.

2-      Un outil de CRM

Un bon outil de gestion dans le secteur du voyage doit également offrir des fonctionnalités de CRM pour améliorer l’expérience clients et fidéliser le passager à votre agence. Accéder à des profils de passagers rapidement dans le but de consulter leur historique de voyages avec votre agence, connaître leur numéro de voyageurs fréquents avec les compagnies aériennes ou encore ses exigences particulières lors des voyages, permettra aux agents de voyage d’offrir un service à la clientèle en donnant l’impression de parfaitement connaître les besoins de chacun des clients. Parmi les fonctionnalités appréciables à considérer :

- Fiche détaillée du profil d’un passager

- Campagnes courriels de masse avec ciblage possible

- Messages de courtoisie automatisés avec paramétrage des règles d’envoi (ex : message de Bon voyage 3j avant le départ)

- Calendrier des tâches et des échéances importantes

3-      Un système qui couvre l’ensemble des volets de la comptabilité

La facturation est une chose, la comptabilité en est une autre. Un bon système de back office doit vous permettre de gérer l’ensemble de vos opérations : du suivi des comptes payables et des comptes recevables, à la tenue du grand livre en passant par la gestion des opérations comptables de type fin de mois ou conciliations bancaires. Assurez-vous lors de la prise de contact avec votre fournisseur potentiel que l’ensemble des processus sont couverts dans le système.

4-      Un logiciel cloud

La réalité d’une agence de voyage se traduit souvent de nos jours par des collaborateurs qui travaillent de leur domicile, s’ils sont des agents extérieurs, ou tout simplement à distance de façon plus ou moins régulière, s’ils doivent faire face à des situations de mobilité. Un logiciel cloud permettra à vos équipes de se connecter au système de n’importe quel endroit avec une simple connexion internet, de n’importe quel appareil et sans avoir à installer quoi que ce soit. Un très gros plus à considérer !

5-      Une solution ‘’user-friendly’’

Votre futur logiciel de gestion sera utilisé par les membres de vos équipes. Par conséquent, il est extrêmement important qu’il soit convivial pour éviter une réticence de ces derniers à utiliser un outil censé leur faire gagner du temps dans leur travail. Demandez des démos à vos fournisseurs potentiels pour évaluer de façon objective la logique de navigation dans le système et à quel point il a été conçu par des spécialistes du voyage qui connaissent vos enjeux.

6-      Des accès sécurisés avec un paramétrage des règles d’accès par type d’utilisateur

Les données comptables relatives aux passagers sont sensibles et il est important de vous assurer que votre futur système vous permettra de protéger la confidentialité des données. Un agent de voyage peut ne pas devoir voir les clients des autres agents, les performances des autres agents ou encore ne pas être autorisé à effectuer certaines opérations dans votre logiciel. Assurez-vous que votre système vous permettra de tenir compte des particularités de votre fonctionnement interne.

7-      Un outil dédié au voyage qui améliore la productivité de vos équipes

La tentation peut être grande de faire l’acquisition d’un logiciel comptable générique et donc non conçus pour le secteur du voyage, pour gérer votre agence, notamment pour des raisons financières. L’expérience des agences de voyage qui ont fait cette erreur vous démontrera rapidement qu’en bout de ligne, ces agences perdent un temps fou à effectuer manuellement certaines tâches non couvertes dans les outils génériques (ex : la gestion des commissions) qui entraîne un manque de productivité à l’interne, voire une augmentation des frais. Un agent de voyages est censé passer son temps à se consacrer à son cœur de métier : vendre des voyages.

Qui dit équipe, dit aussi partenaires et notamment si vous travaillez avec un comptable externe qui s’occupe de votre tenue de livre. Si vous lui permettez de sauver du temps dans son travail pour fermer vos mois, il vous facturera des prestations comptables moins chères que s’il doit fouiller des heures pour accéder à l’information dont il a besoin. Impliquer un comptable, expert du voyage, dans votre démarche d’acquisition de logiciel est donc une excellente idée !

8-      Des rapports avancés adaptés à votre industrie

Un bon logiciel de gestion doit vous permettre d’accéder en temps réel à la performance de votre agence de voyages et de générer des rapports de vente/profit de façon simple et rapide. À considérer notamment sérieusement :

- Les rapports comparatifs d’une année sur l’autre

- Les rapports segmentant par type de produits, par destination, par agent ou par quelconque critère primordial à vos yeux etc.

- Les rapports de suivi des paiements des commissions aux agents

9-      Un logiciel bien établi sur le marché

Bien choisir son futur système signifie bien choisir l’entreprise qui le commercialise. Rien ne vous empêche d’encourager la start-up locale dans laquelle travaille l’un de vos amis mais la comptabilité d’une agence de voyages étant particulièrement complexe, nous vous recommandons fortement de privilégier les joueurs établis sur le marché depuis des années qui ont des milliers utilisateurs de leur solution. Rien de plus frustrant que de sélectionner le produit d’une entreprise en démarrage et de constater que ce produit n’est pas complètement fiable, ou plus supporté quelques années plus tard car l’entreprise n’existe plus. Votre business mérite le sérieux, les prises de risque inutiles sont déconseillées.

10-   Un système qui évolue en fonction des besoins du marché

Un joueur sérieux dans le secteur du logiciel investit toujours des sommes importantes en R&D pour faire évoluer sa solution et s’assurer qu’elle répond continuellement aux besoins du marché. Prenez le temps d’analyser les mises à jour des dernières années, les upgrades majeurs apportés et le désir du fournisseur de développer continuellement de nouvelles fonctionnalités en fonction des commentaires de ses clients.

11-   Des formations au logiciel adaptées à vos disponibilités

Le secteur du voyage implique souvent des disponibilités restreintes des professionnels en agence. Les agents de voyages travaillent de nombreuses heures et il est parfois difficilement envisageable de bloquer toute une équipe de collaborateurs internes dans des formations d’une journée complète. Favorisez les fournisseurs qui savent découper leurs formations en plusieurs modules et sont capables de dispenser les formations à distance. L’apprentissage sera plus rapide et vos opérations ne seront pas perturbées.

12-   Un support technique performant

Un bon produit, c’est bien, mais un bon produit supporté efficacement par une équipe de professionnels qui connaissent votre métier, c’est encore mieux ! Validez, surtout en vue des premiers mois pendant la période d’implantation du système, que votre fournisseur de logiciel sera en mesure de répondre à toutes vos questions dans des délais acceptables. Rien de mieux que d’avoir à faire à du personnel qui vous accompagne avec professionnalisme dans la gestion de vos opérations et qui va même jusqu’à vous inculquer les bonnes pratiques du secteur.

Bonne chance dans votre processus de sélection !

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