8 fonctionnalités clés à évaluer avant l'achat d'un logiciel de gestion pour TO

Par Lionel Lebreton, 19 février 2020
8 fonctionnalités clés à évaluer avant l'achat d'un logiciel de gestion pour TO

Vous êtes un tour operateur ou bien une agence de voyages qui commercialise ses propres produits de voyage et vous envisagez de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion qui permette de couvrir vos activités, voici 8 fonctionnalités clés que vous devez absolument évaluer dans l’optique de vous doter d’un système performant :

1- La création des produits touristiques

Que vous vendiez des circuits touristiques, des forfaits incluant diverses prestations, des croisières avec certaines activités incluses, des tours en autobus etc., votre futur système de gestion doit vous permettre de créer tout type de produit. Par ailleurs, il est important que vous puissiez assigner des sous-produits à vos produits, si nécessaire, ainsi que des catégories à certains produits (ex : chambre double, chambre simple…). Assurez-vous par conséquent que le système vous apporte la flexibilité nécessaire à vos différents scenarios reliés à la création de produits.

2- La gestion des prix

Une fois vos produits créés, il est bien évidemment vital que votre système vous permette de gérer l’ensemble de vos prix en fonction des périodes (saison basses, saison haute, promotions exceptionnelles etc.). De plus, le système doit vous permettre d’assigner des classes (standard, luxe etc.) à certains types de prix ou encore certains prix spécifiques pour une même classe de produit.

3- L’inventaire des produits en temps réel

Un bon logiciel de gestion doit vous permettre d’avoir une vue immédiate de votre inventaire de produits lorsque vous êtes sollicité par un client potentiel. Le logiciel doit donc avoir une fonctionnalité permettant de créer un inventaire de départ pour l’ensemble de vos produits. Il doit également ajuster en temps réel et automatiquement l’inventaire lorsque vous effectuez une vente et ce, quel que soit le canal de vente utilisé (en ligne – hors ligne).

4- La création des documents

Qui dit vente de produits touristiques propres entraîne la création de certains documents spécifiques à cette activité. Il est donc important que vous vous assuriez que votre futur logiciel de gestion vous permette de générer des bon d’échanges (‘’vouchers’’) ou encore des manifestes (liste de passagers) ou tout autre document nécessaire à vos bonnes opérations.

5- La réservation en ligne

Si vous souhaitez vous donner le maximum de chances d’augmenter vos volumes de vente, penser à offrir la réservation en ligne avec un paiement sécurisé semble être une bonne option à envisager. Assurez-vous que votre fournisseur de logiciel vous permette de créer rapidement un site web qui présentera l’ensemble de votre catalogue de produits touristiques.
Bien important également que ce site web vous permette de mettre en avant votre marque avec votre charte graphique/couleurs avec un maximum de flexibilité quant à la présentation des produits (ordre présentation, fiche produit etc.) et qu’il soit optimisé pour les téléphones intelligents.

6- La facturation automatisée

En particulier si vous optez pour la réservation en ligne, il est essentiel que votre futur système automatise l’envoi de factures suite à une réservation. Il est inenvisageable de penser effectuer cette étape manuellement. Mieux encore, l’achat d’un produit touristique nécessitant souvent une séquence de plusieurs paiements (ex : un dépôt et un paiement final à x jours du départ) le suivi de la facturation devrait pouvoir être effectué automatiquement par votre système pour que par exemple la facture de paiement du solde dû soit transmise en temps voulu à votre client sans l’intervention de vos agents de voyages ou gestionnaires.

7- La comptabilité intégrée

Non seulement votre futur logiciel de gestion pour tour-opérateurs doit vous permettre d’automatiser la facturation mais il doit également automatiser les processus comptables.
Une vente de l’un de vos produits à un client par l’un de vos agents de voyages, cela signifie que les processus suivants doivent s’effectuer et se calculer sans intervention manuelle de votre part a posteriori
o Le calcul de la taxe à appliquer en fonction du produit
o L’enregistrement de la transaction dans vos comptes à recevoir
o L’enregistrement de la transaction dans vos comptes à payer lorsque le produit que vous vendez inclut différents fournisseurs voyage à qui vous allez devoir de l’argent
o Le calcul de la commission à payer à votre agent de voyage ou à tout partenaire qui vendrait vos produits
o Le montant à transférer éventuellement dans un compte en fiducie et à ne pas toucher tant que le voyage n’a pas été effectué, de façon à respect les règles en vigueur dans le secteur du voyage

8- Rapports

Nul besoin de vous préciser qu’un bon logiciel de gestion pour tour-opérateur doit vous permettre de générer certains rapports de performance qui vous aideront à prendre des décisions d’affaires avisées au sein de votre entreprise.
Citons ci-dessous les rapports suivants :
- Volume de ventes et profit par produit par période
- Vente et profit par catégorie de produit par agent de voyage
- Vente et profit par type de produits, par produits ou par classe de produits
- Vente et profit par canal (en ligne – hors ligne)
- Vente et profit par produit par prestataire revendeur
- Etc.

En conclusion, si vous vendez vos propres produits de voyages, que ce soit en B2B ou en B2C, un bon logiciel de gestion est encore plus essentiel à la pérennité de votre entreprise puisque votre image de marque est directement engagée au travers de vos propres produits.
Prenez le temps nécessaire pour évaluer avec sérieux les fournisseurs de logiciels qui se présenteront à vous et qui vous permettront d’obtenir productivité, efficacité et professionnalisme dans votre industrie.

Bonne chance dans votre sélection de logiciel !

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