La gestion des frais de représentation dans PC Voyages

Par François Lacoste-CPA auditeur,CA, 3 février 2017
La gestion des frais de représentation dans PC Voyages

En ce retour des fêtes, il y aura plusieurs agences qui auront encourus des frais de représentation au cours des dernières semaines.  Il est donc important de comptabiliser correctement ces transactions afin d’éviter des cotisations en taxes ou en impôts des sociétés.

Les frais de représentation sont déductibles généralement à 50 %. Par conséquent la TPS/TVQ qui pourraient s’appliquer peut également être réclamées à 50 %.  Qu’est-ce qu’un frais de représentation limité à 50 %. Les frais de représentation comprennent des sommes raisonnables payées ou payables pour des aliments, des boissons et des divertissements.  Une des notions fiscales est qu’une dépense pour qu’elle soit déductible à 100 % ou à 50 % doit être encourus pour en tirer un revenu d’entreprise. 

Vous pouvez obtenir plus d’informations en consultant le bulletin d’interprétation de l’Agence du Revenu du Canada.  http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tp/it518r/it518r-f.pdf

Donc dans l’objectif de vous faciliter la comptabilisation des frais de représentation et éviter les erreurs en taxes ou en impôts, nous vous présentons la façon de faire pour configurer vos achats administratifs pour les frais de représentation à 50 %.

Voici les étapes. Les étapes 1 et 2 doivent se faire une seule fois. Les étapes 3 et 4 devront être faites à chaque fois que vous voulez comptabiliser un frais de représentation.

1)      Créer une province 50 % en copiant les informations ci-dessous

800-rsz_ecran_prov.jpg#asset:992

2)      Créer un fournisseur administratif RESTO et changer la Province pour QC à 50 %  (ce fournisseur devra être utilisé peu importe le nom réel où la dépense a été encourue.)

800-rsz_ecran_fournisseur.jpg#asset:993

3)      Lors de l’achat administratif, le calcul se fera automatiquement.  

Prendre note que le montant du pourboire doit être inclus uniquement dans le poste de frais représentation.  Ainsi, il sera primordial de faire l’inscription en deux étapes.  Inscrire dans Montant le total de la facture avec taxes mais avant le pourboire pour que PC Voyages fasse le calcul correctement des taxes à 50 %.  Ensuite, modifier le chiffre inscrit dans Montant pour inclure le pourboire qu’il faudra inscrire en ajoutant une ligne dans la distribution.  Il pourra être utile d’inscrire le nom du restaurant dans la description pour consultation ultérieure.  


800-rsz_ecran_achats_admin.jpg#asset:994

4)      Lors de la comptabilisation du déboursé administratif, il est possible de modifier le nom RESTO par le vrai nom du fournisseur et donc il sera plus facile à voir dans la conciliation bancaire du compte.


800-rsz_ecran_achats_admin_2.jpg#asset:9


LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE PRÉSENT DOCUMENT SONT DE NATURE GÉNÉRALE ET SONT FOURNIES À TITRE INDICATIF.  POUR OBTENIR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS, N’HÉSITEZ PAS À CONTACTER VOTRE PROFESSIONNEL.


François Lacoste - CPA, utlisateur du logiciel PC Voyages

http://www.francoislacoste.com


Les plus populaires

Catégories