Gestion des groupes de voyages - comment le logiciel PC Voyages peut vous aider ?

Par François Lacoste-CPA auditeur,CA, 15 février 2018
Gestion des groupes de voyages - comment le logiciel PC Voyages peut vous aider ?

Gestion des groupes de voyages - comment le logiciel PC Voyages peut vous aider ?

La gestion de la facturation pour les groupes de voyages entraîne bien souvent des pertes de temps inutiles au niveau administratif, en raison de la nécessité de créer des factures souvent très similaire les unes des autres. Régulièrement, les passagers d’un groupe de voyage sont reliés à des itinéraires qui peuvent être semblables ce qui oblige à ressaisir dans un  dossier des informations identiques d’un passager à un autre.

Par ailleurs, même si certaines données comme l’itinéraire peuvent être identiques d’un passager à l’autre, il n’est pas rare que certains passagers commandent des produits additionnels (assurance voyages, sur-classement de chambre d’hôtel etc.) qui font en sorte que chaque facture client est finalement unique et nécessite une personnalisation totale.

Le logiciel PC Voyages propose certaines fonctionnalités telles que la gestion des dossiers temporaires pour les groupes de voyages qui permettent de bénéficier du meilleur de ces deux mondes : la possibilité de dupliquer les saisies redondantes de données dans les groupes tout en pouvant personnaliser facilement les factures pour chacun des clients.

La gestion des dossiers temporaires dans PC Voyages

PC Voyages vous permet de créer un dossier temporaire (une sorte de facture modèle) réutilisable pour un autre client en changeant les coordonnées ou les autres informations qui pourraient être différentes par rapport à cette facture de base.


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Pour faire un dossier temporaire, vous devez aller dans la section ‘’Facture’’ et cliquer sur ‘’Ajouter’’, comme lorsque vous faites un dossier réservé.  C’est au moment de la sauvegarde, que vous devez choisir Enr. Dossier temporaire.

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Lorsque vous sauvegardez votre dossier temporaire, vous devez alors lui attribuer un nom de dossier qui vous permettra d’identifier votre facture modèle (Ex : départ Chicago).

Ensuite, lorsque vous êtes prêt à facturer un nouveau client avec les mêmes informations de vol, fournisseurs voyages, vous allez ajouter votre passager à partir du dossier temporaire.

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Vous sélectionnez le dossier, vous faites les dernières modifications si nécessaire et vous enregistrez votre dossier.

La facturation des groupes

Votre agence développe des groupes et la comptabilité de ceux-ci vous cause des soucis.  En procédant de façon méthodique, vous pourrez faire un meilleur suivi de la rentabilité de ceux-ci.

Afin de minimiser le risque d’erreurs, il est possible de créer des produits pour la facturation de vos groupes.  Dans ce produit, vous allez pouvoir y inscrire la description du produit, établir le tarif vendu et le prix net.  Vous pourriez créer un produit pour une occupation double, occupation simple, etc.

Occupation double

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Occupation simple

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Depuis la version 4.1.6, il est aussi possible de dupliquer des factures dans un même dossier.  Une autre façon facile de faire vos factures et d’éviter des erreurs.

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La conciliation des groupes

Il est recommandé lors du paiement final, de concilier le groupe.  La conciliation va vous permettre de vous assurer que votre dossier est à jour.  S’assurer que tous les paiements transmis au fournisseur voyages ont été comptabilisés par ce dernier.  Que le prix NET de tous les fournisseurs voyages correspondent (votre dossier vs facture de chaque fournisseur).

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Si vous avez l’option Groupe dans PC Voyages, il sera important d’identifier tous les dossiers que vous allez créer à ce groupe, autrement, l’historique du groupe sera erroné.  Les groupes sont générés par la configuration (Groupes de passagers) :

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Vous devez inscrire les informations de base :



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Si vous avez fait plusieurs dossiers pour un même départ, vous devez les assigner dans chaque dossier :

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Vous allez pouvoir sortir un historique de groupe afin de concilier celui-ci :

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De plus, vous pouvez sortir une analyse des ventes ou de profits par groupe afin de voir rapidement tous vos groupes afin de savoir s’ils sont rentables. Vous devez choisir les critères de sélection requis pour générer votre rapport de groupe.

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Une vision éclairée des ventes et des profits au sein d’un groupe…un élément crucial dans la bonne gestion de votre agence de voyages.

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Nous vous souhaitons bon succès dans la gestion de vos groupes de voyages.


Par François Lacoste, CPA, utilisateur du logiciel PC Voyages

http://www.francoislacoste.com

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