Comptabilité pour agence de voyages : 5 raisons d’utiliser un logiciel dédié au secteur du voyage

Par François Lacoste-CPA auditeur,CA, 21 mars 2017
Comptabilité pour agence de voyages : 5 raisons d’utiliser un logiciel dédié au secteur du voyage

Un système comptable générique ne peut tout simplement pas tout faire automatiquement : la comptabilité d’une agence de voyages est un métier spécifique !

Il y a plus de 10 ans, j’ai été mandaté pour informatiser la comptabilité d’une agence de voyages. N’ayant aucune connaissance dans ce domaine, je devais relever ce beau défi de mettre en place un système fiable pour être en mesure de faire un suivi efficace des informations comptables. Nous parlions ici des soldes des factures des clients, des commissions à recevoir des fournisseurs voyages, des taxes à remettre aux gouvernements, des commissions à payer aux agents externes, etc. J’ai pu constater qu’avec un système comptable informatique de type générique qu’on retrouve en vente dans les grandes surfaces, la gymnastique comptable nécessaire pour arriver à obtenir toutes ces informations représente un emploi à temps plein pour un commis comptable d’une petite agence de voyages. Un système comptable générique ne peut tout simplement pas tout faire automatiquement puisqu’il n’a pas été conçu en tenant compte des spécificités du secteur du voyage. 

La comptabilité d’une agence de voyages : un métier spécifique !

Un logiciel comptable de voyage doit présenter ces 5 avantages :

1-      La comptabilité pour agence de voyages, avantage 1 : un historique dossier présentant toutes les implications comptables

Un bon logiciel comptable pour agence de voyages doit faire les liens entre tous les paramètres qu’on lui fournit. Il est nécessaire de pouvoir voir dans un historique de dossier toutes les implications comptables. Combien reste-t-il à recevoir du client ? Combien reste-t-il à recevoir ou à payer à un fournisseur ? Combien de profit fait l’agence sur un dossier ? Combien de commissions doit-on restituer à un agent de voyage ? Quelles sont les taxes applicables s’il y a lieu ? Lors de la facturation par l’agent de voyage, un bon logiciel comptable pensé pour le secteur du voyage vous permettra, de sauver pas moins de 6 écritures comptables qui auraient dû être faîtes manuellement dans un système comptable générique.

2-      La comptabilité pour agence de voyages, avantage 2  : une automatisation du processus de facturation

Un bon système comptable pour agence de voyages doit être totalement intégré avec les outils de GDS (Sabre, Amadeus…) spécifiques au secteur du voyage et les moteurs de réservation en vigueur quel que soient les intervenants (ex : SIREV pour les forfaits voyages, Manuvie, Croix Bleue pour les fournisseurs d’assurances). Les réservations effectuées dans l’un de ces outils en ligne doivent pouvoir automatiquement générer des factures sans avoir à effectuer une saisie manuelle des données avec tous les risques d’erreur qui y sont reliées. L’absence d’erreur dans les factures est la garantie d’une comptabilité fiable en arrière.

3-      La comptabilité pour agence de voyages, avantage 3 : la génération automatique des chèques en lot

La préparation des chèques représente une perte de temps importante dans l’administration d’une agence de voyages. Un logiciel comptable performant doit vous permettre d’imprimer vos chèques avec les bonnes données extraites de la facture et ce, y compris en lots pour plusieurs fournisseurs en même temps. Sinon, une opération manuelle vous obligera à retranscrire sur chacun de vos chèques papier les données relatives aux bénéficiaires en plus de prendre le risque d’omettre de comptabiliser chaque écriture comptable.

4-      La comptabilité pour agence de voyages, avantage 4 : la facilitation des conciliations bancaires

Un logiciel comptable éprouvé pour le secteur du voyage doit vous faciliter la préparation et le suivi des dépôts directement au sein du logiciel. Il doit permettre de générer automatiquement un bordereau de dépôt que vous pouvez transmettre à votre institution financière. Il n’est plus nécessaire de gérer des bordereaux de dépôt séparément en parallèle. Là encore, une façon de réduire les risques d’oubli dans les écritures comptables. Tout ceci vous permettra de faciliter les conciliations bancaires avec une comptabilité qui se met en jour au fur et à mesure que les transactions sont produites.

5-      La comptabilité pour agence de voyages, avantage 5 : des rapports spécifiques à l’industrie du voyage

Un système comptable performant doit vous permettre de produire des rapports utiles et spécifiques à l’industrie du voyage. Minimalement, assurez-vous de pouvoir facilement générer en temps réel :

  • L’analyse de ventes par agent, par produit
  • Les rapports relatifs à l’OPC (fonds d’indemnisation)
  • Les rapports de taxes
  • Les rapports de fidéicommis
  • Les commissions à payer aux agents de voyages

En conclusion, l’acquisition d’un logiciel de gestion solide et adapté au secteur du voyage  vous permettra de d’obtenir des économies de temps, de réduire les risques d’erreurs et de garantir un grand professionnalisme dans le cadre de la gestion de la comptabilité de votre agence de voyage.

Si vous êtes un personnel comptable interne à l’agence, cet outil indispensable vous permettra d’être plus productif au sein de votre organisation.

Si votre agence travaille avec un comptable externe, ce dernier appréciera grandement d’utiliser une solution qui réduira sa charge de travail et par conséquent, qui réduira vos frais de comptabilité externe.

François Lacoste, CPA, utilisateur du logiciel PC Voyages

http://www.francoislacoste.com

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