En tant que comptable professionnel agréé, les agences de voyages me mentionnent souvent que leur comptabilité peut être lourde et que les frais d’un comptable externe pour une assistance peuvent sembler élevés. Cependant, en optant pour des pratiques simples et adaptées à la logique du secteur du voyage, il est tout à fait possible de réduire vos frais comptables. Vous éviterez également d’avoir trop de stress et le sentiment d’être toujours à la dernière minute pour obtenir des informations de votre système comptable. Votre système comptable doit être perçu comme un outil de gestion efficace et non comme à l’origine de tâches administratives inutiles. Car une comptabilité à jour et précise va vous permettre de prendre des décisions rapidement !
Saisie des dépôts quotidiennement
Le simple fait de comptabiliser les recettes et de préparer directement les dépôts dans votre système comptable va vous permettre de gagner du temps et de détecter les erreurs. Que ce soit pour entrer une recette fournisseur ou une recette client, si la facturation n’est pas faite adéquatement, il sera impossible d’encaisser correctement la recette. Pourquoi attendre pour faire la correction et d’en informer la personne qui a préparé la facture qu’il y avait des erreurs. Vous devez avoir pour objectif de minimiser les futurs risques d’erreurs et d’améliorer l’exactitude de vos informations financières telles que le solde des clients à recevoir, le solde des commissions à recevoir, le montant des taxes à payer, le rapport pour la remise de la FICAV, les commissions à payer à l’agent, etc.
Comptabilisation des chèques
Il y a encore de nombreuses agences de voyages qui n’impriment pas directement leurs chèques de leur système comptable. Les chèques sont encore faits « à la mitaine ». On augmente la charge de travail en procédant ainsi. Faire le chèque à la main, inscrire l’adresse sur l’enveloppe c’est beaucoup plus long que de comptabiliser sa facture à la réception et de faire directement le chèque de son système comptable. Pourquoi ne pas postdater le chèque, le poster et classer le tout. Cela évite de toucher les documents deux fois et de payer des intérêts pour avoir fait un paiement en retard. L’ère du chèque se fait de plus en plus rare, on peut payer plusieurs fournisseurs en ligne sur le site de son institution financière ou par prélèvement automatique. Vous vous êtes inscrit à des prélèvements automatiques pour les douze prochains mois, vous devriez les comptabiliser dès que vous avez les dates et montants qui seront prélevés. Cela vous permet de détecter des erreurs de montant lorsque vous faites votre conciliation bancaire. Est-ce que ça respecte la cédule que vous aviez reçue?
Lors des paiements des fournisseurs voyages, vous devez également être en mesure de détecter des erreurs potentielles. Est-ce que le chèque que je prépare correspond au solde que le fournisseur me réclame? Si ce n’est pas le cas, il faut voir d’où proviennent les différences et en informer qui de droit pour que les mêmes erreurs ne se produisent plus à l’avenir.
Conciliations bancaires
Il y a quelques années, on devait attendre la réception par la poste du relevé bancaire et le retour des chèques par la poste. L’accès en ligne au relevé et aux copies des chèques facilite la préparation des conciliations bancaires. Faire rapidement sa conciliation bancaire après la fin du mois va vous permettre encore une fois de détecter des problèmes. Un dépôt n’est pas inscrit dans mon compte, le chèque d’un client a été refusé, une charge a été prélevée dans mon compte et n’a pas été comptabilisée dans mon système comptable ou un chèque que j’ai émis n’a pas été passé correctement dans mon compte. Une conciliation bancaire faite quotidiennement ou hebdomadairement vous aidera à gérer efficacement vos liquidités lors des mois plus difficiles.
Fonds de roulement
Les éléments mentionnés ci-dessus vous permettront d’obtenir périodiquement une idée de votre fonds de roulement, car il est important pour le renouvellement du permis de respecter le fonds de roulement minimum exigé, calculé selon votre chiffre d’affaires. Si vous vous approchez du minimum que vous devez avoir pour renouveler votre permis, vous serez en mesure de prendre des décisions rapidement pour que le renouvellement se fasse sans problème.
Résultats – Analyse des ventes
L’état des résultats et l’analyse des ventes sont des rapports qui vous permettront de connaître la rentabilité de votre entreprise et le rendement du personnel. Ces rapports peuvent être consultés régulièrement afin, encore une fois, de prendre des décisions avisées rapidement et de redresser la situation financière si nécessaire (en motivant votre personnel pour augmenter ou atteindre des objectifs de ventes ou en diminuant certaines dépenses…) N’oubliez pas de consulter le rapport des ventes comparatives par agent, par produit ou par fournisseur pour vous permettre une analyse plus complète.
Formation
L’ensemble de votre personnel en agence n’a pas la même connaissance ou aisance pour faire de la comptabilité. Il est donc important de leur dispenser régulièrement des formations ou de faire affaire avec des experts externes compétents pour minimiser les erreurs. Expliquez à votre personnel pourquoi il est important de comptabiliser telle ou telle transaction de telle façon, car faire les choses par automatisme, sans connaître le pourquoi du comment, n’est pas nécessairement la meilleure méthode pour faire changer les mauvaises façons de faire et enseigner les bonnes pratiques.
Bonne chance dans votre comptabilité qui réduit les dépenses externes !
Par François Lacoste, CPA, utilisateur du logiciel PC Voyages